Tulangbawang Barat (Netizenku.com): Pemerintah Kabupaten Tulangbawang Barat (Tubaba) mulai terapkan e-Office Sistem Pelayanan Surat Elektronik (Simpanse) di lingkup Sekretariat Daerah Kabupaten setempat.
Pemberlakukan pelayanan informasi surat menyurat secara elektronik tersebut dimaksudkan untuk melakukan percepatan dan peningkatan pelayanan publik kepada masyarakat, serta kemudahan dalam menginformasikan surat masuk kepada pimpinan baik Bupati, Wakil Bupati, maupun aparatur pemerintah di bawahnya melalui sebuah aplikasi.
\”Gagasan ini muncul lantaran masih lambatnya pemberian informasi kepada Pimpinan dalam hal surat menyurat yang selama ini masih manual dicatat di buku, dan kadang mereka yang menerima telat menyampaikan kepada pimpinan, padahal itu sangat penting,\” terang Kepala Bagian Umum Setdakab Tubaba, Apriansyah, S.STP kepada Netizenku.com, Kamis (26/9)
Menurutnya, sistem surat menyurat yang dilakukan Bagian Umum dan Protokol Setdakab Tubaba selama ini masih mengunakan sistem manual (buku) yang mana hal tersebutlah yang menjadi kendala saat ini. Dia mencontohkan, jika ada surat masuk yang ditujukan ke pimpinan, baik Bupati, Wakil Bupati, maupun Sekretaris Daerah terkadang lambat disampaikan, yang menerima harus mengantarkan langsung ke pimpinan fisik surat tersebut. Namun, Jika pimpinan tidak ada ditempat, maka surat tersebut lambat sampai ke pimpinan yakni menunggu ada di kantor, padahal itu sangat penting.
\”Dengan adanya aplikasi ini tentunya ke depan dapat mempercepat dan mempermudah memberikan informasi kepada pimpinan, di mana proses surat yang masuk ke Sekretariat Daerah akan langsung di scan di upload ke Aplikasi Simpanse yang kemudian akan kita distribusi langsung ke pimpinan, bahkan dari aplikasi tersebut surat yang masuk bisa langsung di disposisi oleh pimpinan walaupun mereka tidak berada di tempat,\” paparnya.
Sementara, fisik surat yang masuk, lanjut Apri, tetap diarsipkan disimpan rapi dan diberikan kode surat sesuai yang tertera dalam surat elektronik.
\”Jadi, kalau pimpinan butuh fisik surat aslinya, kita tinggal buka arsip sesuai barcode surat tersebut, sehingga tidak perlu waktu lama untuk mencari surat tersebut, bahkan maksimal dalam 5 menit surat tersebut bisa langsung sampai ke pimpinan,\” terang Apri yang juga selaku peserta Diklatpim III angkatan II tahun 2019 yang menggagas Aplikasi Simpanse ini.
Saat ini, tambah Apri, Aplikasi Simpanse ini telah diterapkan di ruang lingkup Pemkab Tubaba di Sekretariat Daerah. Namun, tidak menuntut kemungkinan untuk jangka panjang pihaknya juga akan menerapkan di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) baik Dinas, Badan, dan Kantor, untuk menggunakan aplikasi ini.
\”Untuk jangka panjang, ke depan kita berencana akan menyentuh dinas-dinas yang ada di lingkup Pemkab Tubaba. Jika dinas ingin menggunakan aplikasi ini, kita siap memberikan pembelajaran dan memberikan aplikasi ini agar dapat dipergunakan,\” tutup Apriansyah. (Arie)
